労働者が50名を超えた際にすべきことのチェックリスト

労働者数は会社単位か事業場単位か

産業医の選任や衛生委員会は事業場単位(土地、建物単位)で考えます。同じビルの複数のフロアに事務所があれば複数のフロアを同一の事業場としますが、隣のビルに事務所があればそれぞれを別の事業場とします。東京本社の労働者12名、大阪支店が60名、熊本工場が20名の場合、大阪支店のみで産業医の選任や衛生委員会の実施などが義務となります。なお、障害者雇用などは会社単位で考えます。

すぐにすべきこと

1　産業医の選任と労基署への届け出(義務)

50名を超えた日から14日以内に労基署へ選任報告をする義務があります。ここに書き方のみほんがあります。昨今はうつ病、適応障害、パニック障害などのメンタルの問題で休職、復職をする方が増えているため、精神科専門医を持つ産業医を選任することをおすすめしています。

産業医を選任するも、産業医に業務を命じない会社があるようです(いわゆる名義貸し)。産業医に産業医面談だけを依頼し、産業医が衛生委員会に参加させない会社もあるようです。産業医面談は下述の長時間労働者とストレスチェックの高ストレス者のみが義務(職場復帰面談も義務に近い)となりますが、他の面談は義務ではありません。産業医の業務として優先すべきなのは法定の義務であり、会社は産業医に面談だけを依頼するのではなく、下記に記載している義務を産業医に命じてください。

2　衛生管理者の選任と労基署への届け出(義務)

産業医と同様に、50名を超えた日から14日以内に労基署へ選任報告をする義務があります。常勤の労働者で衛生管理者の資格(衛生管理者の試験に受かる必要があります。ほとんどの業種では第二種衛生管理者で問題ありません)を持つ者から選任する必要があります。ここに書き方のみほんがあります。

常勤の従業員で衛生管理者の資格を持つ者がいない場合は、会社として衛生管理者の資格取得に取り組んでいるエビデンスを残してください。会社費用で教材を与えたり講習会に参加させるなどを行ってください。労基署から衛生管理者が選任されていない場合には指導されますが、会社としてきちんと取り組んでいるエビデンスを監督官に示せば指導が弱くなることがあるようです(監督官も人間ですので、がんばっている姿勢を見せることが大切)。人事異動、産前産後休暇などで衛生管理者が選任できない事態を避けるために、計画的に衛生管理者を育成し、複数人の衛生管理者の資格を持つ者がいる状態を保つことが望ましいです。

衛生管理者の資格試験は年々難しくなっており、最近は第一種衛生管理者が40％程度、第二種衛生管理者が50％程度です。私のお客さまでは第二種衛生管理者の合格率は初回受験で90％程度で、私が参加する衛生委員会での審議内容や無料で提供している資料が役立っているようです。

3　安全管理者の選任と労基署への届け出(一部で義務)

業種によっては安全管理者を選任する必要があります。産業医や衛生管理者と同様に50名を超えた日から14日以内に労基署へ選任報告をする義務があります。常勤の労働者で安全管理者の資格(講習会への参加で取得できます)を持つ者から選任する必要があります。ここに書き方のみほんがあります。

安全管理者を選任する必要がある業種は林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業、製造業、電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、家具・建具・じゅう器等小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備業及び機械修理業です。

4　統括衛生管理者の選任と労基署への届け出(義務)

一定の規模以上の事業場について、事業を実質的に統括管理する者(例えば社長、管理本部長、工場長、支店長など)を総括安全衛生管理者として選任し、安全管理者や衛生管理者を指揮させ、安全衛生管理や健康を統括管理させる必要があります。衛生管理者や安全管理者などの資格は不要です。産業医などと同様に一定の労働者数以上になってから14日以内に労基署へ選任報告をする義務があります。ここに書き方のみほんがあります。

林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業 100人以上
製造業、電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、家具・建具・じゅう器等小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備業及び機械修理業 300人以上
その他の業種 1,000人以上

5　衛生委員会の立ち上げ(義務、下記に衛生委員会の実施について記載しています)

毎月1回以上の頻度で衛生委員会を実施する必要があります。一部の業種では安全管理者を含めて安全委員会(衛生委員会と同時に実施することが一般的で、安全衛生委員会といいます)を実施する必要があります。

委員の構成は1　総括安全衛生管理者又は事業の実施を統括管理する者等(1名)、2　衛生管理者※、2　産業医※、4　労働者(衛生に関する経験を有する者。経験者がいなければ誰でも大丈夫です)※とし、※の半数以上は労働者代の推薦に基づき指名します(当社では推薦したという履歴を残すためのフォーマットを用意しており、ご契約企業には無料で提供しています)。産業医は会社と契約があるため会社側となります(これを知らない企業や産業医が多いです)。衛生管理者を会社側(管理監督者以上の立場)とした場合、衛生管理者と産業医は会社側となり、労働者を2名以上選任することになります。衛生管理者を労働者側とした場合労働者を1名以上選任することになります。委員を選任した後は氏名の隣に会社側か労働者側と分かるように明記し、議事録などに残してください。労働者代表が会社側の者(例えば管理監督者)を推薦することができますが、衛生委員会は労使で話し合う場であり好ましくありません。

会議室ではなくオンラインでの実施でも問題ありません。委員は参加の義務を課せられておらず(毎回委員の全員出席は求められていません)、緊急の業務で委員が参加できない場合は、委員会後に議事録や資料を見るだけで問題ありません。

委員会で審議すべきテーマは決められており、会社が興味を持っていることだけを審議することは止めてください。人手不足の企業では時間外労働についてばかり審議していますが不適切ですし、トイレが汚れていることや更衣室が散らかっていることばかりを審議することは論外です。審議すべきとされている主たるものは規定、計画、健康診断、長時間労働、労災、メンタルについてです。当社では無料で厚労省が調査審議事項と定めるテーマの資料を用意しており、ご契約企業には無料で提供しています。この資料は経産省の健康経営優良法人、健保組合の健康優良企業認定の取得に準拠した内容でもあり、健康経営優良法人の取得を希望されている企業は全て取得されています。

議事録のみほんはここにあります。議事録には日付、場所、審議した内容(当社のお客さまには厚労省が定めた審議すべき事項の資料を無料提供しています。私が衛生委員会でこの資料を説明しています。この資料を議事録の別紙として付け、「別紙の通り」と書き、委員会で出た会話の一部を書けば数分で議事録を作成できます)、先月の法定外時間外労働45時間超の人数(労基から指摘されることが多い)、先月の労災の人数(これも労基から指摘されることが多い)、先月の産業医巡視結果(問題なしなど)で問題ありません。なお、議事録は労働者が自由に見られる場所に3年間保存する義務があるため、印刷して就業規則と同じ場所に置くことを推奨しています。

6　規定の作成と審議(義務)

安全衛生、健康に関する規定は複数ありますが、労基署の指導では以下の規定の有無を問われることが多いです。(安全)衛生委員会実施規定、安全衛生管理規定、健康情報取扱規定、ストレスチェック制度実施規定、ハラスメント防止規定などを作成することが一般的です。当社では無料で規定のみほんを用意しており、ご契約企業には無料で提供しています。就業規則の下位にある社内ルールとなり、企業によっては就業規則にこれらの規定の内容が含まれていたり、複数の規定を一つの規定にしていますが問題ありません。

衛生委員会で調査審議事項に「衛生に関する規程の作成に関すること」が含まれています。これらの規定を作成後に、衛生委員会の中で委員が規定を確認して審議し、議事録に「○○の規定を審議した」と書き、議事録の別紙に審議した規定を付けて保存することを忘れないでください。時々、労基署の臨検時に監督官から「規定を衛生委員会で審議しましたか」と聞かれることがあります。規定の変更はほとんどありませんので、この作業は数年や数十年に1回です。

7　計画の作成(義務)

規定と同様で安全衛生、健康に関する計画は複数ありますが、労基署の指導では以下の計画の有無を問われることが多いです。衛生委員会実施計画、安全衛生計画、心の健康づくり計画などを作成することが一般的です。特に心の健康づくり計画の指導が多いため、作成していない場合は直ぐに作成してください。当社では無料で計画のみほんを用意しており、ご契約企業には無料で提供しています。複数の計画を一つの計画にしても問題ありません(安全衛生計画の中に衛生委員会実施計画や心の健康づくり計画を含めるなど)。

衛生委員会で調査審議事項に衛生に関する計画の作成・実施・評価及び改善と、衛生教育の実施計画の作成が含まれています。計画には「教育」について含める必要があり、計画を作成する際には「雇入時教育」「ラインケア」「産業医による講演会」などを含めてください。あくまで計画ですので、計画通り進められなくても問題ありません。これらの計画を作成後に、衛生委員会の中で委員が規定を確認し、議事録に「○○の計画を審議した」と書き、議事録の別紙に審議した計画を付けることを忘れないでください。時々、労基署の臨検時に監督官から「計画を衛生委員会で審議しましたか」と聞かれることがあります。計画は規定と異なり毎年内容が変わるため、毎年委員会で審議、議事録に記載、議事録の別紙に付ける作業を行ってください。衛生委員会実施計画に「毎年1月は計画の審議」と書くと、毎年の計画の更新を忘れにくくなります。

8　ハラスメント対策(義務)

ハラスメント対策が義務化され、労基署からもハラスメント対策がきちんと行われているかについての指導が増えてきました。2024年1月の労基署の臨検でも、複数のお客さまにこの内容が確認されており、今後もこの傾向が続くと思います。精神障害による労災はハラスメントが一番の原因となっていることから、精神科専門医を持つ産業医がハラスメント対策に関わることが多くなっています。

経営者による方針発表(社内規程やWEBなどで)、ハラスメントに関する教育(当社でも行っておりますのでご依頼ください)、ハラスメント対策規定の作成、相談窓口の設置(外部相談窓口が望ましいです。産業医が担うことがあります)、ハラスメント申告後の調査手順の確立、申告者などの不利益処分の禁止や情報漏洩対策を実施してください。

毎月すべきこと

1　衛生委員会の実施(義務)

委員会の実施(対面でもオンラインでも可能)だけでなく、衛生委員会の議事録作成、議事録の印刷、議事録の保管3年を忘れないでください。

2　長時間労働者への産業医面談(義務)

法定外時間外労働80時間超で本人が希望した場合は産業医面談を実施する必要があります。勤怠を締めてから1か月以内に対象者に産業医面談の希望を聞いてください。産業医面談の希望があった場合はこの日から1か月以内に産業医面談を実施する必要があります。産業医契約がある場合はオンラインでも実施できます。

労基署の臨検時に監督官から「長時間労働の産業医面談実施していない人について、産業医面談を希望しなかった証拠を出して下さい」と聞かれることが散見されます。日時まで確認されることがあるため、メールや書面で日時や希望の有無が残るようにしてください。

3　産業医の巡視(義務)

巡視記録を残す義務はありませんが、労基署が臨検時に確認することがあるため、衛生委員会の議事録に「先月の産業医の巡視結果は先月と変わらず」などと記載することが望ましいです。

事業者から産業医に所定の情報が毎月提供される場合には毎月1回から2か月に1回に減らすことができます。衛生委員会で審議した上で会社が決め、衛生管理者の巡視結果(衛生管理者は毎週巡視する必要があります)、法定外労働時間が100時間超の者の氏名・体調・業務内容、その他衛生委員会で決めた事項を産業医に報告すれば問題ありません。

いわゆる事務所では職場環境が変わらないことが多く、巡視よりも産業医面談、産業医による健康教育(講演会など)の比重が多くなっています。産業医の対応頻度を毎月のままとし、産業医の巡視を隔月にして、産業医が巡視以外の業務を行うことが増えています。

随時すべきこと

1　健診の実施。健康診断の結果を産業医に見せ、産業医が就業区分判定を実施(義務)

年に1回の定期健診は会社及び労働者の義務です。人事労務担当が管理をしやすいように定期健康診断は毎年4月と定めて安全衛生計画に記載することが望ましいです(4月にすると4月入社社員の雇入時健康診断(雇い入れ前3か月から雇い入れ1か月以内に実施)も兼ねられます。雇入時健康診断は定期健康診断としても利用できるためコスト削減につながります)。

事業者は健診を実施後から3か月以内に産業医に健診実施を見せ、産業医が就業区分判定を行い、事業者に伝える必要があります。定期健康診断だけではなく、雇入時、特定業務(22時から5時の深夜労働がほとんど)、特殊健診(印刷業、製造業、建設業などで有機溶剤などを取り扱っている場合)についても同様です。

健康診断は2名の医師が確認することになります。1人目は健診機関(クリニックなど)の医師で、診察や血液検査などを行い、病気の有無と通院が必要かの判断を行います。2人目は産業医で、健診結果を見て、普通に働いていいか(通常勤務という)、残業などを禁止すべきか(就業制限という。週5日、日勤、フルタイム、残業禁止などとすることが多い)の判断を行います。

例えば著しい高血圧の人がいたとします。この方は医学的に通常生活でも心筋梗塞などの致死的なリスクが高いといえ、残業などの労働負荷はこのリスクを更に高めることが分かっています。1人目の健診機関の医師は病気かどうか、通院が必要かを判断しますが、働いていいか、どこまで労働負荷をかけていいかを判断しません。産業医は職場の状況を熟知しているため、医学的知識と労働環境の知識を活かし、労働負荷をどこまでかけていいかを判断し、通常勤務にするか、制限を課すかという就業区分判定を行います。この産業医による就業区分判定が法定の義務となっていますが、一部(当社への問い合わせなどからかなり多いと思われます)の産業医は業務内容をきちんと認識しておらず、適当に仕事を行っているようです。

最終的に事業者が制限を課すか、どのような内容にするかを決めることになりますが、産業医の意見を踏襲することがほとんどです(産業医が残業禁止と意見をしたのに、事業者が制限を課さず、本人が脳出血になった場合は事業者の責任が増えるためです)。

ここ10年で産業医による就業区分判定についての労基の指導が増えており、労働者数10名の企業でも労基から是正勧告(法定違反と認定され、悪質な場合は送検されることもある)を受ける例が散見されます。この産業医の業務について労基署から指導を受けないポイントが3点あり1つでも抜け落ちてると是正勧告などの指導をうけます。超大手企業などから就業区分判定だけの業務もご依頼いただいています。本業務だけでも当社ではスポット契約で行っていますのでご依頼ください。

2　ストレスチェックの高ストレス者への産業医面談(義務)

過重労働者への産業医面談と同様にストレスチェック高ストレス者が産業医面談を希望した場合は1か月以内に産業医面談を実施する必要があります。産業医契約がある場合はオンラインでも実施できます。メンタルの産業医面談について、一部の産業医は事例性(業務で何が問題になっているか)を把握できれば疾病性(精神疾患自体に関する医学的な知識)の深い知識が無くても問題なく対応できると述べています。メンタルに関する産業医面談については事例性と疾病性を分離できないことが多いため、疾病性の知識、つまり精神科医師としての長年の実務経験や専門的な知識が無ければ適切な判断が困難な場合が散見されるため、精神科専門医を持つ産業医が実施することが望ましいと考えます。私は精神科専門医・指導医、精神保健指導医というメンタルの主要な資格を持ち、殺人や放火などの司法精神鑑定を100件以上行っており、産業医面談で事例性だけでなく疾病性をきちんと評価できる自信を持っています。

ストレスチェックの集団分析は義務ではありませんが、第14次労働災害防止計画(2023年度から2027年度の労基署の指導計画)に「集団分析を行う」という旨が記載されているため、衛生委員会で審議することが望ましいです(当社に入る情報ではおそらく今後は労基の指導対象となります)。

3　職場復帰を希望する者への産業医面談(実質義務)

私は精神科専門医、産業医として不調者の職場復帰を専門としており、精神科を専門とする医師向けの教科書(主治医から会社・産業医への休職・復職の診断書)を執筆しています。過重労働者への産業医面談やストレス高ストレス者への産業医面談は法定の義務です。一方、抑うつ状態、うつ病、適応障害などの精神疾患で休職した者が職場復帰を希望する際の産業医面談は法定の義務ではありませんが、産業医面談を行うことが一般的で、義務のようなものになっています。理由は厚労省が定めた心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引きに「産業医面談」という旨が書かれているからです。手引きに従わずに労働トラブルになった際には産業医面談を実施していないと会社側が不利になる可能性があります。産業医契約がある場合はオンラインでも実施できます。

昨今は乳癌検診などのがん検診などが普及していることや、高齢者で働くことが一般的になっていることから、癌や脳梗塞などの身体疾患による休職や復職が増えています。しかしながら、厚労省は身体疾患に関する同様の手引きを用意しておらず、上記のメンタルの手引きを準用して対応することをおすすめしています。

産業医面談のタイミングは「体調不良で休職した者が会社に「復帰可能」と診断書を出した後」です。休職前であったり、休職中に産業医面談を実施することが一般的ではありません。体調や、診断書や治療の内容に疑義があったり、会社が本人と連絡をし辛い場合には産業医面談を実施することがあります。産業医面談だけでも当社ではスポット契約で行っていますのでご依頼ください。

うつ病や適応障害の職場復帰の判断について、主治医と産業医の判断が異なることが日常にあります。産業医が精神科専門医を持っていて本人の体調を把握でき、職場のことを熟知している場合には産業医の意見を優先にして問題ありません。主治医は復帰できない体調であっても「復帰可能」と診断書を書くことがあるため、主治医は「復帰可能」、産業医が「復帰不可」とした際に、会社として「復帰不可」としても問題ないことが多いです。

職場復帰の労働トラブルが増えています。病気休職の原因のほとんどがうつ病、抑うつ状態、適応障害などの精神疾患です(私はこの状況を改善したいためNTTでの会社員生活を終え、医学部に進学し、精神科専門医になりました)。ストレスチェックの産業医面談と同様で、精神疾患の疾病性をきちんと評価できなければ主治医の診断書を精査したり、本人の体調をきちんと評価できないことがあるといえるため、精神科専門医を持つ産業医を選任するがとても大切です。

毎年すべきこと

1　健康診断実施報告を提出する(義務)

産業医の選任と同様に、労働者が50名を超えた場合に労基署へ健診対象の労働者数、健診を受けた労働者数などを報告をする義務があります。ここに書き方のみほんがあります。

健康診断の受検は労働者の義務です。全国平均の受検率は80％とされていますが、当社のお客さまでは95％以上(育休などで物理的に受けられない方を除けば実質100％に近い)となっています。受検率が80％未満になると労基の臨検の確率が高くなるようです。

有所見者数、医師が指示した数について分からないという意見を多くいただいております。当社では無料で有所見者、医師が指示した者についての考え方や書き方についての資料を用意しており、ご契約企業には無料で提供しています。

2　ストレスチェック実施報告を提出する(義務)

健康診断実施報告と同様に、労働者50名を超えた場合(厳密にいうと、労働者が50名未満でもストレスチェックを実施した場合には報告する必要がある)に労基署へ対象の労働者数、ストレスを受けた労働者数、産業医面談の人数、職場分析の有無などを報告をする義務があります。ここに書き方のみほんがあります。ストレスチェックの受検は労働者の義務ではありません。全国平均の受検率は70％とされていますが、当社のお客さまでは90％以上となっています。受検率がある程度低くても労基の臨検の確率は高くならないようです。

個人結果の見方や集団分析分の結果が分からない、詳しく説明して欲しい、どのように会社で活用していくかアドバイスが欲しいという意見を多くいただいております。当社ではこれらについての資料を用意しており、ご契約企業には無料で提供しています。

3　計画について衛生委員会で審議(義務)

心の健康づくり計画などの計画は年次計画なので毎年変わります(実際はほとんど変わらないと思いますが、全く同じということはありません)。毎年計画を修正して作成し、委員会で審議、委員会の議事録に「○○の計画を審議した」と書き、議事録と一緒に3年間保管してください。

4　健康経営の外部資格を取得する(義務ではない)

第14次労働災害防止計画(2023年度から2027年度の労基署の指導計画)には「健康経営優良法人の取得」と記載されています。産業医としても労基署対策、労働トラブルの削減、いわゆる企業のホワイト化のために外部資格を取得することが望ましいと考えていますし、採用で有利になったり、株価や企業イメージの向上にもつながる可能性があります。

中小企業の場合は経産省・日本健康会議が認定する健康経営優良法人を取得する前に、健保組合が認定する健康優良企業認定(銀でも問題ない)を取得する必要があります。健康経営優良法人は毎年夏から秋頃に申請をする必要があり、健康優良企業認定の認定には7か月以上の時間を要すため、計画的に取り組む必要があります。

中小企業で最短(もしくは最短に近い期間)でこれらを取得する場合、2024年2月に健康優良企業認定の健康企業宣言を実施、2024年9月に健康優良企業認定銀の認定、2024年9月に健康経営優良法人の申請、2025年3月に健康経営優良法人の認定という流れになります。なお、なお、日本私立学校振興・共済事業団などでは健康優良企業認定の認定制度がありません。当社では健康経営優良法人、健康優良企業認定の採点基準に準じた資料や講演会を用意しており、ご契約企業に提供しています。

労働者50名未満の事業場ですべきこと

下記の義務があり、産業医が関わらなければ対応できないものがあるため、労働者数に関係なく産業医と契約をすることが望ましいと考えます。当社のお客さまでも労働者50名未満の契約が増加傾向です。

50名未満の全事業場(義務)

規定の作成、計画の作成、ハラスメント対策、長時間労働者への産業医面談、健診の実施、健康診断の結果を産業医に見せて産業医が就業区分判定、職場復帰を希望する者への産業医面談が義務です。

10名から50名未満の場合(義務)

上記に加え、衛生推進者・安全衛生推進者の選任(衛生管理者、安全管理者の有資格者から選任)、対話会の実施(月1回、労使が安全衛生、健康について対話して、議事録として作成、3年間保存)が義務です。

産業医業務のお問い合わせはこちら